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Hace 6d

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Hace unos cuantos años -no me digáis por qué- me coincidió que tuve que preparar bastantes materiales para impartir talleres sobre cómo llevar a cabo reuniones productivas. Vamos, todo un clásico. Ni sé el tiempo que ha pasado y tengo la sensación de que esto de reunirse y hacerlo bien sigue siendo una quimera. Nos pasamos la vida reunidos, sea de forma planificada o improvisada porque los acontecimientos lo requieren, y seguimos conviviendo con la sensación de que algo no va bien. Quizá tenga que ver con que "se supone" que ya sabemos reunirnos de tanto como lo hacemos y luego la realidad nos pone en nuestro sitio. Sí, me parece que hay mucho que mejorar en cuanto a reuniones productivas.

De momento en este post solo quiero hacer hincapié en un aspecto: la mayor parte de que una reunión salga bien tiene que ver con lo que hagamos antes de ella. No hay truco: la magia es mucho más difícil de generar cuando ya estamos en plena batalla dialéctica y nos damos cuenta de que no hemos venido preparados adecuadamente. Una reunión empieza mucho antes de que quienes hayan sido convocados estén compartiendo tiempo y lugar. Así de simple.

Pongamos el caso de una reunión muy básica entre una persona y su responsable. Sea como sea el encuentro, siempre convendrá que, si en la conversación se va a hablar de lo acontecido en cierto período anterior, mejor las partes comparten de forma previa por escrito y en algún soporte que obligue a la reflexión sus puntos de vista. Escribir obliga a pensar con más detenimiento. Si las dos partes acuden a la reunión con un trabajo previo compartido, resulta mucho más fácil "preparar" la conversación. El éxito vendrá de lo que hicimos antes de reunirnos.

En principio, una parte de una reunión que se utiliza en exclusiva para "informar" es, para mi, tiempo perdido. Prefiero dedicar la reunión a dinámicas de comunicación (ida y vuelta) y no de información. Esta puede volcarse en soportes estructurados y hacerlo de forma previa al momento en que se está reunido. El asunto de "informar" es más grave si en la reunión están convocadas unas cuantas personas. Cada vez que alguien informa a otra persona que sería la supuestamente responsable de la reunión estamos tirando por la borda el tiempo del resto de la tropa. Es el momento en que quienes no participan se evaden de la reunión y piensan, claro está, en "sus cosas".

Creo firmemente que corresponsabilizar a quienes participan en una reunión de su éxito implica limitar los momentos de pura información. Una reunión en la que hay que tomar decisiones debe centrarse en ello: en decidir. Todo lo que ayuda a la toma de decisión debe proceder de trabajos previos. Luego, dentro ya de la propia reunión, será el momento de tomar la información aportada previamente y empezar a retorcerla para convertirla en argumentos sólidos que conduzcan a buenas decisiones.

En fin, puede que este sea sin más un post de pataleo. Pero tengo la sensación de que no progresamos lo que debiéramos en el noble arte de reunirnos. Lo hacemos porque creemos que nos aporta valor compartir, vernos las caras y entendernos mutuamente. Pero la calidad de las dinámicas que acontecen allá dentro manifiesta un amplio margen de mejora. ¿Qué podríamos hacer antes de la reunión para incrementar su eficiencia? Pareto me dice que ahí está la mayor parte de la solución: una buena reunión empieza mucho antes de que cerremos la puerta y digamos eso de: "Bueno, comenzamos la reunión". Quizá ahí ya es demasiado tarde, ¿no?

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