Desde que comencé mi andadura como emprendedor me di cuenta de la importancia crítica de organizar mis tareas y de la productividad personal en general. Por eso, he aprendido cada sistema (empecé con el famoso GTD y seguí por todos los demás) y he usado cada aplicación.

Y han sido demasiadas opciones de ambas cosas, que probaba y acababa dejando, muchas veces, retrasando el trabajo importante.

Hace un tiempo, leí un artículo que empezaba con el lamento de que cómo era posible que ya estuviéramos en 2018 y no hubiera todavía una aplicación decente para organizar tareas.

Ya es 2020 y seguimos igual.

El ciclo de uso de sistemas y aplicaciones para organizar tareas funciona así, al menos en mi caso (y me consta que en muchos otros):

1. Encuentras una nueva app o sistema que promete que por fin organizarás tus tareas de manera efectiva.
2. Comienzas a usarlo con ilusión, trasladando los datos de la antigua aplicación de organizar tareas. Es un poco pesado, pero «merecerá la pena» (el trabajo, sin embargo, sigue sin hacer).
3. Parece que funciona, aunque a lo mejor le falta esto y aquello, pero bueno, te adaptarás.
4. Al poco tiempo, vas quedándote atrás porque, una vez más, esta nueva aplicación o sistema no encaja del todo y es más un trabajo adicional que una ayuda.
5. Tras varios días, ya ni recuerdas qué aplicación usabas y sigues organizando tareas como puedes, mientras vas teniendo información diseminada en varios sistemas.
6. Vuelves a encontrar algo que promete que, esta vez sí, vas a organizar tus tareas de manera eficaz y se repite el ciclo desde el punto 1.

LOS MÉTODOS COMPLICADOS PARA ORGANIZAR TAREAS NO FUNCIONAN

Lo primero que debemos tener en cuenta para nuestra organización personal es que los métodos complicados para organizar tareas no funcionan.

Ni siquiera los que son «mínimamente» complicados. La mayoría solo ponen un trabajo más entre la tarea y la ejecución.

Las aplicaciones y sistemas, para resultar efectivos, tienen que ser:

• Extremadamente fáciles.
• Extremadamente convenientes.

Pero muchas aplicaciones y sistemas te obligan a coger tu manera de trabajar y comenzar a retorcerla para que se adapte a la forma que, según ellos, creen que es la «correcta»

Cambios en el flujo de trabajo, uso de aplicaciones específicas en el móvil o el ordenador, introducción de datos inconveniente a través del teclado del teléfono...

Al final tienes que memorizar cosas nuevas, hábitos nuevos, añadir un trabajo adicional, cuando la promesa era que te lo quitarían.

Por eso, tras probarlo todo, esto es lo que uso desde hace tiempo y mejor se adapta para organizar mis tareas. Es lo que me quita carga, en vez de dármela. No puedo garantizar que se adapte a todo el mundo, pero quizá quiera probarlo.

LAS 2 HERRAMIENTAS QUE USO PARA ORGANIZAR MIS TAREAS

Actualmente, dependo de 2 únicas herramientas para organizar tareas, si es que se pueden llamar así.

1. Un calendario online, en este caso el Calendario de Google. Es mi elección debido a su enorme conveniencia, buen funcionamiento e integración con otros elementos, como el teléfono y su asistente por voz.
2. Un archivo de texto plano en el ordenador, ubicado en una carpeta que está en la nube y, por tanto, sincronizada en todos los dispositivos que uso cuando los necesito.

El archivo de texto plano es eso, un pequeño documento en formato .txt de toda la vida, que puedo escribir o editar con cualquier cosa, esté donde esté.

Eventualmente, dependiendo de la época, uso un cuaderno en papel, especialmente para apoyarme en ciertos proyectos concretos o cuando necesito anotar algo durante la jornada de trabajo (ideas que surgen, soluciones, etc).

Nada supera la conveniencia del papel: funciona instantáneamente, no cuesta nada usarlo, no te lo encuentras nunca descargado cuando lo necesitas... Lo segundo más conveniente es ese archivo de texto. Lo uso más que el cuaderno por una sencilla razón, me permite buscar más fácilmente en el texto.

MI MÉTODO ACTUAL PARA ORGANIZAR TAREAS

Estas 2 herramientas las incluyo en un flujo de organización de tareas que sigue estos 8 pasos.

1. Planificar siempre el día anterior. Al final de cada jornada de trabajo, delimito las tareas que quiero ver terminadas para el día siguiente. Es muy importante planificar el día de antes, si me siento cada mañana «a ver qué tengo que hacer», he perdido.
2. Reducir la lista de tareas al mínimo. De hecho, para cada día suelo tener 3 tareas importantes como máximo y nada más. Casi siempre, relacionadas con: trabajo directo para clientes, marketing o producto. Estas tareas no incluyen «contestar emails» ni cosas similares. Para anotar tareas, ordenarlas por prioridad, etc, suelo usar el archivo de texto, pero se puede usar una aplicación de gestión de tareas, una de proyectos si es que trabajamos en grupo o incluso una agenda de papel si se adapta.
3. Reservar un tiempo concreto para cada tarea al principio del día. Ahora, cojo el calendario de Google y delimito las horas concretas en las que trabajaré en cada tarea al día siguiente, si puedo y no tengo compromisos, lo hago siempre en las primeras horas del día.
4. El resto del día tras las primeras horas lo dejo para tareas necesarias, pero de bajo valor. Emails, temas administrativos, reuniones inevitables, etc. No soy muy draconiano en la organización del tiempo una vez pasadas las primeras horas del día, de hecho, dejo siempre huecos y margen para los imprevistos.
5. Ser puntuales y empezar por la primera tarea del calendario a la mañana siguiente.
6. Volcar en el fichero de texto o calendario lo que vaya surgiendo. Ideas, imprevistos, cosas a tener en cuenta... Cuando aparecen, las vuelco donde corresponda para quitarlas de en medio. Si es algo que tengo que recordar o hacer a una hora determinada (como ver o llamar a alguien), introduzco un recordatorio en el calendario para que me avise y no se me olvide nada. Si son ideas o comentarios, los vuelco en el archivo de texto o en el cuaderno de papel.
7. Aplicar una «impermeabilización» de las tareas. Esto significa no trabajar en lo que no estuviera planificado como tarea importante. Si es extremadamente urgente (nuestro mejor cliente tiene un problema y debemos arreglarlo en el momento, por ejemplo), obviamente habré de adaptarme al instante, la vida es así. Si no, planifico esa tarea que surge para otro momento (volcándola en el calendario) o la anoto en el fichero de texto para hacer y planificar al final de la jornada.
8. Al final del día reviso el archivo de texto / cuaderno y el calendario a varios días vista. Eso me permite hacerme una idea de si hay compromisos anotados por delante y cuándo, doy forma a las notas y tareas, hago una lista con todas ellas, las priorizo y vuelvo al punto 1, escogiendo las 3 más importantes (como máximo) para las primeras horas del día siguiente y bloqueando ese tiempo para ellas.

ALGUNAS CONSIDERACIONES ADICIONALES SOBRE CÓMO ORGANIZAR LAS TAREAS

La «impermeabilización» del punto 7 es crucial porque, si no la aplico, aparecerán cosas nuevas (muchas veces como excusa para no trabajar en lo importante y procrastinar). Casi siempre serán más atrayentes y me distraerán de los objetivos importantes del día. No debo correr tras esas cosas novedosas o me desviarán del camino y al final del día lo importante seguirá sin hacer.

Cuando surgen, o las planifico en el momento con un recordatorio para luego en el calendario o las anoto para revisar al final del día.

A menos que un imprevisto que surja sea estrictamente urgente, tenemos el calendario para recordatorios y el archivo o libreta para notas que necesiten «salir de nuestra cabeza». De esa manera, mi mente descansa al haber sacado de ella lo que me empezaba a interferir. Y puedo estar tranquilo de que no se me olvidará porque:

• El calendario me lo recuerda si es algo que hay que hacer a una hora concreta.
• Lo podré ver en el archivo de texto o cuaderno cuando lo revise al final de cada jornada de trabajo y organizarlo entonces.

Ese momento de repaso y organización al final de cada día es mucho más importante de lo que parece, de hecho, es la clave para tener un día siguiente productivo.

La lógica de usar 2 cosas (calendario y archivo) es que no hay una aplicación que lo haga todo perfectamente.

Al final, uno tiene que rendirse casi siempre al uso de varias herramientas para organizar sus tareas.

Eso sí, cuantas menos mejor, eso evita la redundancia y el doble trabajo. No obstante, si ha encontrado una aplicación que, en su caso, se adapta perfectamente a todas sus necesidades de planificación diaria, recordatorios y almacenamiento de información, adelante. Puede aplicar los 8 pasos anteriores usándola solamente a ella.

Como se puede ver, en esencia es muy simple. Tampoco requiere de grandes herramientas o inversión. Una de las ventajas del Calendario de Google es que puedes introducir los recordatorios necesarios usando el asistente de voz, lo cual facilita enormemente el trabajo y no interrumpe apenas la tarea con la que estoy.

Como siempre, no creo tener la verdad ni que exista una sola. Por eso no digo que sea un sistema infalible para organizar sus tareas, pero tras casi 20 años de búsqueda y prueba, esto es lo que mejor me ha funcionado.

Fuente https://recursosparapymes.com/como-organizar-tareas

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