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Hoy en día y más que nunca la comunicación y el buen uso de ella es un factor fundamental para cualquier tipo de empresa. Esta comunicación debe ir acorde a los valores de la propia empresa así como ajustarse a los objetivos en comunicación a alcanzar y al tipo de cliente al que vaya dirigida con un mensaje y un tono adecuado y que despierte su interés. Una comunicación que abarque cualquier canal bien sea interno o externo a la empresa. En este contexto y teniendo presente la importancia de la comunicación es necesario contar con un buen plan de comunicación antes de lanzarse a la aventura de comunicar.
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Importancia del plan de comunicación
Un plan de comunicación empresarial es una hoja de ruta para todos los departamentos de la empresa en el que se establecen de forma clara los objetivos de comunicación a alcanzar. Además, facilita la ordenación de las tareas y se ocupa de que todas ellas se realicen de una manera coherente y enfocada a objetivos concretos.
9 puntos imprescindibles que debe contener un plan de comunicación
#1 Contextualización
Como contextualización entendemos el análisis tanto externo como interno de la empresa. Para ello, es de gran utilidad recurrir a estudios y datos estadísticos, así como herramientas que nos aporten la máxima información sobre dónde estamos y cómo está el mercado que nos rodea, eso nos ayudará a establecer los objetivos de forma coherente.
#2 Análisis del entorno
En este punto debemos llevar a cabo un estudio de mercado para analizar todo lo relacionado a lo externo a la empresa. Es decir cómo se encuentra el mercado en el que desarrollamos nuestra actividad, quién es nuestra competencia, cómo se comporta, etc. Para ello o bien se puede recurrir a la externalización, es decir contratando una empresa que lleve a cabo el estudio de mercado o bien, como he comentado en el punto anterior, a través de un proceso de investigación y análisis de estudios y datos estadísticos que nos proporcionen la máxima información del entorno de nuestra empresa.
#3 Análisis de tu empresa
De la misma forma que tenemos que analizar todo lo relacionado con lo externo a la empresa, es necesario también realizar un análisis interno de la empresa para detectar posibles oportunidades, amenazas así como nuestras debilidades y fortalezas. Para ello, es de suma utilidad la realización de un análisis DAFO.
El análisis DAFO, es una metodología de estudio de la situación de nuestra empresa, analizando sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades) en una matriz cuadrada. Proviene de las siglas en inglés SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities y Threats).
A través de este análisis conoceremos la situación real en que se encuentra nuestra organización y nos servirá para planear una estrategia de comunicación de futuro.
#4 Definición de objetivos
Éste es uno de los puntos más importantes a tener en cuenta en la elaboración de un plan estratégico de comunicación. De una correcta definición de los objetivos a alcanzar dependerá la efectividad del plan de comunicación. Un correcto establecimiento de objetivos exige tener en cuenta la denominada regla S.M.A.R.T (específicos, medibles, alcanzables, orientados y establecidos). Lo óptimo sería establecer no más de cuatro objetivos de comunicación.
¿A quién nos dirigimos? ¿Quién es nuestro público objetivo? ¿Qué edad tiene? ¿A qué se dedica? ¿Es principalmente hombre o mujer? ¿Qué nivel de ingresos tiene? ¿Dónde reside? ¿Qué intereses tiene? ¿Qué hace en su tiempo libre?. Estas son algunas de las preguntas que no pueden quedar sin respuesta en nuestro plan de comunicación empresarial.
Tenemos que decidir a quién vamos a dirigir nuestra comunicación, para ello es indispensable conocer muy bien a nuestro público objetivo, así como los medios y canales de comunicación que usan a diario. De ello dependerá el tono, el mensaje, los canales, y en general todo lo relacionado con la comunicación que utilicemos. ¿De qué serviría utilizar una red social como Instagram en la que 7 de cada 10 usuarios tienen edades comprendidas entre los 16 y los 34 años si nuestro público objetivo tiene una edad comprendida entre los 50 y 70 años? Se se trata de economizar y optimizar esfuerzos para obtener los resultados en la comunicación más óptimos. El mensaje es lo que queremos comunicar dirigido a nuestro público objetivo que hemos definido anteriormente y con un estilo y un tono de comunicación adecuado.
#5 Recursos y fijación de presupuesto
Para poder implementar el plan de comunicación, es necesario conocer con exactitud los recursos con los que contamos (materiales y no materiales) y cuánto vamos a destinar a las acciones necesarias para alcanzar los objetivos establecidos en el plan de comunicación.
#6 Canales
El análisis de todos los puntos anteriores nos arrojarán los datos suficientes para poder elegir qué canales vamos utilizar para comunicarnos con nuestro público objetivo. Estos se dividen en offline y online.
#7 Plan de acción
Tras haber estudiado nuestro entorno, establecido nuestros objetivos, analizado nuestro público objetivo, definido nuestro mensaje, elegido qué canales vamos a utilizar, evaluado nuestros recursos y establecido nuestro presupuesto, ha llegado el momento de ponernos manos a la obra con las acciones que nos ayudarán a cumplir nuestros objetivos establecidos en el plan de comunicación. Ahora tenemos que elegir la acción o acciones que nos ayudarán a alcanzar cada objetivo que previamente hemos establecido.
#8 Calendario de acciones
Como he comentado anteriormente, no vale de nada establecer un objetivo si éste no se establece para un periodo de tiempo determinado. Lo mismo pasa con las acciones. Para poder medir los resultados es necesario que estas acciones se establezcan en el marco de un calendario. Cada acción tendrá una duración determinada así como una continuidad, algunas se repetirán al día o a la semana y otras serán puntuales. Es necesario definir qué vamos hacer y cuándo lo vamos a hacer.
#9 Evaluación de resultados
De nada sirve desarrollar todo lo anterior si al final no medimos resultados. Esta evaluación de resultados nos indicará si estamos cumpliendo objetivos o si en caso contrario debemos mejorar o cambiar algunas de las acciones llevadas a cabo para su cumplimiento.
Para finalizar un apunte: un buen plan estratégico de comunicación no debe ser rígido ni estático, al contrario debe ser algo vivo, flexible y debe permitir una redefinición continua que se adapte a resultados, necesidades y consecución de objetivos.
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